Внешняя торговляДокументация является ключевым звеном во внешнеторговых операциях, и владение процессом её оформления играет решающую роль в обеспечении бесперебойного проведения сделки. В этой статье мы подробно разберём весь процесс работы с внешнеторговой документацией и дадим рекомендации по предотвращению рисков.

1. Запрос клиента:Обычно перед размещением заказа (PO) клиент запрашивает у отдела продаж информацию о ценах, чтобы уточнить детали продукта.
2、Ценовое предложение:Бизнес-подразделение должно своевременно отвечать на запросы клиентов, включая наименование товара, модель, производителя, количество, срок поставки, условия оплаты и т. д., а также оформлять официальный коммерческий оферт (Quotation).
3. Прием заказов:После подтверждения клиентом предложения, он отправляет заказ (PO) и запрашивает оформление проформы (Proforma Invoice, сокращенно PI).
4. Подготовка производственного заказа:После подтверждения клиента начинайте размещать заказы для завода.
5. Утверждение операций:После получения заказа бизнес-подразделение составляет детализацию заказа и передает ее на утверждение руководителю.
6. Выдача производственного уведомления:После подтверждения срока поставки коммерческий отдел выдает уведомление о производстве, информируя завод о необходимости своевременного выпуска продукции.
7. Проверка товара:За неделю до срока поставки коммерческий отдел уведомит инспектора о необходимости проведения проверки товара.
8. Подготовка основных документов:На основании предоставленных заводом данных о упаковке подготовить экспортный контракт, коммерческий счет-фактуру, упаковочный лист и другие документы.
9、Товарная экспертиза:Если продукция относится к товарам, подлежащим обязательной государственной инспекции, при оформлении заказа необходимо четко указать требования к инспекции и предоставить соответствующие документы.
10. Фрахтование судна и бронирование места:Согласно условиям предложения (FOB или с оплатой фрахта продавцом), свяжитесь с транспортной компанией или судоходной линией, чтобы уточнить информацию о порте отправления, расписании судов и осуществить бронирование места.
11. Организация подачи контейнера:После проверки и приемки товара поручитьПрицепКомпания осуществляет забор и погрузку контейнеров.
12. Доверенность на таможенное оформление:В то же время передайте необходимые для таможенного оформления документы сотрудничающему таможенному брокеру и поручите ему оформление.Экспортное оформлениеи оформить сертификат таможенного досмотра.
13. Получение транспортных документов:Предоставьте судоходной компании или экспедитору данные для оформления коносамента и ускорьте выдачу образца коносамента и счета за местные расходы.
14. Подготовка других документов:Подготовка коммерческого счета-фактуры, формы AСертификат о происхождении товараДокументы, такие как книги, сертификат о происхождении товара (CO), уведомление об отгрузке и упаковочный лист.
15. Представление документов:Принятие L/CПоступление валютной выручки, необходимо подготовить все документы в установленный срок подачи и тщательно их проверить, чтобы убедиться в отсутствии ошибок перед подачей в банк для инкассо.
16. Регистрация бизнеса:Каждая экспортная операция должна быть своевременно зарегистрирована после завершения для удобства последующего поиска и статистики.
17. Архивирование документов:Все документы, аккредитивы (L/C) и расчетные документы должны быть сохранены в полном комплекте для возможной проверки.

В международных документарных операциях риски невозможно полностью избежать. Мы предлагаем следующие пять рекомендаций по предотвращению рисков:

1. Тщательно изучить соответствующие законы и нормативные акты:Владение и применение установленных государствомИмпорт и экспортЗаконодательные и нормативные акты могут регулировать деятельность импортно-экспортных операций, играя активную и эффективную профилактическую роль.
2. Провести проверку кредитоспособности:При выборе контрагента во внешней торговле крайне важно тщательно проверять подлинность его личности и выяснять его кредитоспособность.
3. Использование методов минимизации рисков:Для предотвращенияАккредитивМошенничество: экспортерам рекомендуется по возможности использовать торговые термины группы C (например, CFR, CIF, CPT, CIP и т. д.).
4. Заключение тщательно проработанного договора:В контракте должны быть предусмотрены такие пункты, как условия качества, сертификации, цены, инспекции, претензий, платежей и транспортировки, чтобы обеспечить бесперебойное проведение сделки.
5. Сохраняйте все виды документов:Рекомендуется, чтобы экспортные предприятия заранее разработали систему хранения документов, классифицируя внешнеторговые документы по соответствующим архивным папкам в соответствии с такими правилами, как год, импорт/экспорт и таможенная зона.

Глубоко понимая процесс оформления внешнеторговых документов и применяя эти стратегии управления рисками, специалисты по внешней торговле могут эффективно контролировать и снижать риски, обеспечивая тем самым бесперебойное проведение внешнеторговых сделок.